A legtöbb cég nem azért veszít el megkeresést, mert senki nem akar válaszolni. Azért, mert az információ e-mailben, telefonban és fejben marad, miközben nincs kijelölt következő lépés.
A megkeresés érkezzen egy közös helyre
Az űrlap, a kampány és a telefonos érdeklődés ugyanabba az áttekinthető folyamatba kerüljön. Így nem az dönti el a folytatást, hogy ki melyik postaládát nézte meg.
Az érdeklődő azonnal kapjon visszajelzést
Egy rövid visszaigazolás csökkenti a bizonytalanságot. Tartalmazza, hogy megérkezett a kérés, mikor várható válasz, és milyen adatot érdemes előkészíteni.
Minden ügynek legyen felelőse
- ki veszi fel először a kapcsolatot;
- mi a következő konkrét feladat;
- meddig kell megtörténnie;
- mi legyen, ha nem érkezik válasz.
A státusz önmagában nem munka. A következő feladat teszi egyértelművé, mi fog történni.
Az utánkövetés legyen következetes, ne erőltetett
A jó utánkövetés segít dönteni: összefoglalja, hol tart az egyeztetés, mire vártok, és hogyan lehet továbbmenni. Automatizálható az emlékeztető, de a fontos üzenet maradjon emberi és helyzethez illő.